در ابتدای این نشست که در محل موزه خصوصی علیرضا سهرابی مدیرعامل موسسه آرمان هنر هگمتان برگزار شد دکتر بهروز کارخانه‌ای در سخنانی کوتاه به نسبت میان «انسان و عشق» اشاراتی داشت.
وی با تاکید بر اینکه ادبیات محصول عشق انسان به انسان، خدا و طبیعت است با ذکر ابیاتی از مولانا گفت: انسان با ادبیات توانسته است بخشی از تاریخ این سرزمین را ثبت کند.
در ادامه این مراسم حسن گوهرپور دبیر جایزه در گزارشی به برگزاری 3 دوره پرداخت و گفت: برنامه‌ریزی در شورای سیاستگذاری جشنواره اینگونه است که به شیوه تمام جوایز، همان سالی که فراخوان داده می‌شود آیین پایانی هم برگزار شود، اما سال گذشته که سومین دوره فراخوان اعلام شد، متاسفانه فراگیری و شیوع کرونا، امکان برگزاری آیین پایانی را از ما گرفت، و حتی ما برای برگزاری هم تردید داشتیم.
وی ادامه داد: اما خوشحالیم که امسال توانستیم دست‌کم در بخش استانی و به صورت خصوصی این مراسم را برگزار کنیم.
گوهرپور در پایان ضمن تبریک به برگزیدگان استانی جایزه، از علیرضا بهرامی شاعر، روزنامه‌نگار و مستندساز، همچنین از دکتر ابراهیم خدایار رئیس انجمن علمی نقد ادبی تقدیر و تشکر کرد.
در ادامه این مراسم، حجت یحیوی به عنوان نماینده هیئت داوران بخش استانی به صورت ارتباط تصویری توضیحاتی درباره نحوه داوری‌ها، انتخاب داوران نکاتی را توضیح داد و تاکید کرد که انشالله در دوره چهارم جایزه، شاعران حضور پررنگ‌تری در بخش استانی داشته باشند.
تک‌نوازی سه‌تار توسط علی آقامحمدی رییس انجمن موسیقی همدان در ادامه جلسه تلفیق همیشگی شعر و موسیقی را در فرهنگ ایرانی با آوایی دلنشین یادآوری کرد.
شعرخوانی شادی صالحی به عنوان دریافت‌کنندۀ یکی از سه تندیس جایزه، مریم فعله‌گری شایسته تقدیر در این دوره جایزه، مهدی طراوتی‌توانا به عنوان شایسته تقدیر سومین دوره و محمدسینا برنده به عنوان «شاعر امید» این دوره از بخش‌های دیگر این مراسم بود.
در پایان این مراسم، علیرضا سهرابی از 21 شیء تاریخی برای حاضران در جلسه رونمایی کرد تاکیداتی بر ارتباط ادبیات کشور با میراث تمدنی و تاریخی ایران داشت.
در این مراسم همچنین استادان حسن شیوا، بهروز بیگی، احمد ولی‌محمدی، رحمان غلامی، محمد صارمی‌شهاب (داور بخش استانی) و ... نیز حضور داشتند.
